Что такое ЭПД и как бизнесу с ними работать в 2026 году

С 1 сентября 2026 года переход на электронные перевозочные документы станет обязательным для всех участников грузоперевозок

В 2026 году в России завершается обязательный переход на электронные перевозочные документы (ЭПД), стартовавший с принятием Федерального закона № 140-ФЗ летом 2024 года. Новые правила затрагивают всех участников логистической цепочки — от грузоотправителей и перевозчиков до экспедиторов и получателей. Разбираемся, кого и когда коснётся переход, как подготовиться и какие штрафы предусмотрены за несоблюдение.

Кто и когда обязан перейти на ЭПД

Все участники перевозок — с 1 сентября 2026 года

С этой даты в электронной форме должны оформляться транспортные накладные, заказы (заявки) на перевозку, экспедиторские документы, железнодорожные накладные и грузовые авианакладные. Бумажные версии будут допускаться только в исключительных случаях, которые отдельно пропишет Минтранс.

Экспедиторы: требования с 1 марта 2026 года

Компании и ИП, оказывающие экспедиционные услуги, обязаны:

• Соблюдать требования при перевозке товаров, оборот которых ограничен (лекарства, алкоголь, ГСМ).
• Хранить договоры транспортной экспедиции не менее 3 лет после исполнения.
• Предоставлять информацию о грузах и договорах по запросу правоохранительных органов.
• Подать уведомление о своей деятельности в единый реестр транспортных экспедиторов (ГосЛог), который ведётся в электронном виде.
• Не иметь повторных нарушений закона № 87-ФЗ в течение года.

За отсутствие в реестре предусмотрены штрафы: для ИП — от 3 до 5 тыс. рублей, для юрлиц — от 100 до 300 тыс. рублей. Действующие экспедиторы должны подать уведомление до 1 мая 2026 года.

Что делать уже сейчас: 8 шагов к запуску ЭПД

Перестройте внутренние процессы заранее — время до старта обязательности есть, и внедрение пройдёт спокойно, без сбоев, если начать сейчас. Алгоритм действий состоит из восьми шагов.

• 1
  Проведите аудит текущих процессов.
  Определите, кто участвует в оформлении документов (логисты, бухгалтеры, водители), какие виды транспортных документов используются, где чаще всего возникают ошибки или задержки, как выглядит текущая цепочка согласования и хранения.
• 2
  Подключитесь к аккредитованному оператору ИС ЭПД.
  Без оператора, включённого в официальный перечень ФНС, обмениваться ЭПД невозможно.
  Скачайте актуальный реестр операторов.
• 3
  Выберите способ интеграции.
  Например, сервисы предлагают разные варианты: через веб-интерфейс, API-интеграцию с 1С, TMS, WMS.
• 4
  Оформите электронные подписи и доверенности.
  Руководителям, бухгалтерам и логистам потребуется квалифицированная электронная подпись (КЭП). Для подписания документов от имени организации понадобится машиночитаемая доверенность (МЧД) — её можно получить на сайте ФНС или через специализированные сервисы. Водителям и кладовщикам достаточно простой электронной подписи (ПЭП).
• 5
  Обеспечьте водителей техникой.
  Для работы с ЭПД на погрузке/выгрузке водителю понадобится смартфон или планшет с интернетом. Специализированные мобильные приложения позволяют демонстрировать QR-код сотрудникам ГИБДД даже при отсутствии интернета, просматривать информацию по перевозке и отслеживать подписание документов.
• 6
  Согласуйте переход с контрагентами.
  ЭПД работает только тогда, когда все участники цепочки — отправитель, перевозчик, получатель — используют электронный формат. Заранее уведомите партнёров, при необходимости внесите изменения в договоры, согласуйте форматы и порядок обмена.
• 7
  Разработайте внутренние регламенты.
  Создайте инструкции по оформлению ЭПД, чек-листы для сотрудников и шаблоны ответов на типовые вопросы. Это снизит количество ошибок и ускорит адаптацию команды.
• 8
  Обучите персонал и запустите пилот.
  Проведите внутренние обучения, тренинги, разберите типичные ситуации. Не пытайтесь перевести всю логистику на ЭПД сразу — выберите один маршрут, одну категорию грузов или одного контрагента и протестируйте процесс. Пока штрафы за отсутствие ЭПД не введены, у вас есть время найти слабые места и отладить всё до сентября 2026 года.

Зачем начинать подготовку заранее

Переход на ЭПД — не просто замена бумаги. Это изменение всей логистической и бухгалтерской цепочки: от оформления заявки до архивного хранения. Компании, которые начнут адаптацию сегодня, избегут сбоев в документообороте, штрафов за несвоевременный переход и проблем с контрагентами и проверяющими органами.

Досрочный переход на ЭПД позволяет не только выполнить будущие регуляторные требования, но и получить существенное конкурентное преимущество через оптимизацию ключевых бизнес-процессов в транспортной логистике. Многие провайдеры предоставляют бесплатный тест-драйв на 90 дней, мобильное приложение и возможность доработки продукта под индивидуальные запросы.

Дедлайн для перестройки процессов всё ближе — используйте оставшееся время с умом.

Материал основан на Федеральном законе № 140-ФЗ и официальных разъяснениях Минтранса. Актуально на июнь 2026 года.